Vivimos en una época en la que nuestro tiempo está considerado como oro. Un día tiene 24 horas y aunque a veces deseáramos que tuviera más para poder hacer más cosas… no nos queda más remedio que conformarnos e intentar adaptar nuestra vida a los tiempos que marca el reloj.
Invertimos la mayor parte de nuestro tiempo trabajando por lo que en el artículo de hoy te vamos a mostrar diferentes herramientas para gestionar tu tiempo y para aumentar tu rendimiento laboral, aunque también se pueda extrapolar a tu vida personal.
¿Sabes lo que es la gestión del tiempo?
Se trata de dividir las horas disponibles de tu día en las tareas que tienes que realizar. Una gestión eficiente del tiempo es un factor estrechamente ligado a la mejora de la productividad así como a la mejora de la calidad de vida.
Como hablamos en el anterior post acerca de la era digital y las redes sociales, actualmente tenemos la suerte de contar con varias herramientas que, de forma online, nos permiten no solo gestionar nuestro trabajo y tareas, sino también medir el tiempo que tardamos en realizar cada una de ellas. ¿Quieres saber cuáles son las más utilizadas?
5 HERRAMIENTAS ONLINE PARA LA GESTIÓN DE TAREAS Y TIEMPOS
1. Nozbe
Aunque inicialmente solo se podía usar en ordenadores, recientemente ha sacado una app, de forma que esta herramienta se sincroniza para: web, iPhone, Android, iPad, Mac y Windows.
Mediante Nozbe, podrás gestionar tus proyectos de una forma intuitiva y eficaz ya que permite acciones como listar programas y organizar tareas así como dividir las tareas por etiquetas (pueden incluso usarse hashtags) y proyectos.
Es una herramienta muy relacionada con la filosofía GTD (Getting things done) generando en el usuario que la utiliza una sensación de control de los proyectos en los que está trabajando.
Para comenzar a usarla puedes hacerlo en el “modo prueba” que es gratuito y, si te convence, pasarte a la versión de pago.
2. Remember the milk
Con este nombre tan curioso pasamos a hablar de una de las herramientas de gestión de tiempo y tareas más utilizada. ¿Quién no ha utilizado alguna vez notas para apuntar cosas como “comprar leche”?
Pues esta herramienta se creó justo para eso, para apuntar tareas rápidas y elementales. Con el tiempo se ha convertido en una de las apps más utilizadas gracias a todas las características que posee y a su capacidad de sincronización, siendo compatible con web y casi todos los dispositivos móviles que permiten alojar todo en el universo de la nube.
Además, tiene integraciones con otras apps como, por ejemplo, Gmail, Twitter o Evernote, entre otras, mandándote recordatorios por diferentes vías para avisarte de las tareas que te quedan por completar.
En esta herramienta se pueden crear listas y adaptarlas a la agenda o incluso a Google Calendar. Cuando una tarea finaliza ese mismo día, cambia su color a negrita y, para tareas pasadas que no has completado, aparecen en el calendario subrayadas.
Otra de sus características por las que se ha hecho tan conocida es por la posibilidad que existe de compartir tareas con más usuarios, por lo que es la herramienta perfecta para grupos de trabajo ya que permite hacer una división de tareas o hacer tus tareas públicas de cara a que un miembro del equipo te pueda echar una mano.
Y, por suerte… ¡es gratis!
3. Toggle
Esta herramienta está indicada para medir el tiempo que se dedica a cada tarea, proyecto y cliente, es decir, a medir la productividad y la rentabilidad.
¿Cómo? Muy fácil, tan sólo tienes que introducir en la herramienta los clientes que tienes, los proyectos asignados a cada cliente y dentro de los proyectos crear las tareas asociadas a los mismos. Una vez que empiezas a trabajar, tienes que acordarte (al principio cuesta, pero cuando te acostumbras coges la rutina), de dar a play y cuando finalizas, pulsar stop.
De esta forma, quedan registrados los tiempos que has dedicado a cada cliente así como a los diferentes proyectos. Gracias al informe detallado que se genera, puedes responder a preguntas que van más allá del tiempo de trabajo exacto que has dedicado a cada tarea, sino más bien a saber si te merece la pena llevar a cabo el proyecto por su rentabilidad. Puedes también deducir cuándo es tu franja horaria más productiva o analizar tu mejoría a la hora de realizar tareas.
Aunque tiene una versión de pago, la opinión general de los usuarios que la utilizan es que con la versión gratuita es suficiente para sacarle partido.
4. RescueTime
Seguro que son muchas las ocasiones en las que ha finalizado el día y te has preguntado cómo ha pasado tan rápido y en qué has invertido el tiempo. Gracias a esta herramienta (en cierto sentido muy parecida a la anterior), puedes saber exactamente en qué has dedicado tus horas.
¿Cómo? Gracias a sus informes diarios. RescueTime es una app que mide principalmente la productividad, controlando el uso del tiempo gracias a la monirotización de tus movimientos online. Se trata de una multiplataforma que registra las páginas web, aplicaciones y programas que utilizas a lo largo del día en tus diferentes dispositivos por lo que te permite hacer un seguimiento exhaustivo de tus acciones en la red.
Lo más recomendable es instalar esta herramienta tanto en tu sistema operativo como en tu navegador favorito así como en el dispositivo móvil o Smartphone.
Una vez que has hecho esto tan solo tienes que limitarte a seguir tus rutinas. Al final del día, de la semana o del mes, puedes ver un report con datos ligados al porcentaje de tiempo que ha sido productivo o improductivo para ti.
Con respecto a las páginas asociadas a cada categoría también existe la posibilidad de cambiarlas, es decir, una persona que por trabajo tiene que estar constantemente en Twitter incluirá esa app en la categoría “productiva” mientras que aquellos que solo lo hacen por ocio deberán de introducirla en “improductiva”.
Si sientes que es una pequeña intromisión a tu intimidad durante 24/7… ¡no te preocupes! Se puede configurar para que solo monitorice tus movimientos durante determinadas horas, por ejemplo, en tu horario laboral.
Es una herramienta muy útil para conocer un poco más a fondo tus tiempos y poder optimizarlos cambiando las rutinas de páginas visitadas.
Como en Toggl, aunque existe una versión de pago, con la versión gratuita es suficiente para sacarle partido a la herramienta.
5. Google Calendar
Puede que sea la herramienta más accesible para los usuarios ya que son muy pocos los que todavía no tienen una cuenta creada con Google. Se trata, básicamente, de un calendario en el que puedes ir agendando tareas, reuniones, visitas, eventos, cumpleaños… Es decir, ayuda a organizar el día a día pudiendo ser el sustituto de la agenda tradicional.
Además, se puede hacer un uso compartido del calendario o, incluso, crear varios calendarios (uno para los amigos, otro para la familia, otro para el trabajo…). Mediante la opción Privacidad, puedes controlar la visibilidad de cada evento en tu calendario.
Es gratuito y se puede acceder desde cualquier dispositivo.
Desde aquí te recomendamos que si no las conoces vayas probando las que más te han llamado la atención y te quedes con la que más se adapte a tus necesidades para que puedas aprovecharte de todas las ventajas que conlleva utilizar este tipo de herramientas .
VENTAJAS
1. Se pueden gestionar las tareas desde cualquier equipo o dispositivo sin tener la necesidad de estar en la oficina o tener el ordenador de trabajo a mano.
2. Aumenta la agilidad en el trabajo gracias a los recordatorios de tareas y los avisos de plazos de entrega.
3. En muchas de estas herramientas se pueden subir documentos y compartirlos de forma online con todos los miembros del equipo por lo que a la hora de trabajar en proyectos facilita la comunicación, generando debates que pueden aportar nuevas ideas y puntos de vista que darán valor al proyecto.
4. La organización mejora la productividad.
5. Con estas herramientas se puede conocer a tiempo real cuál es el grado de ejecución de una tarea, es decir, cuánto tiempo se invierte en completarla. Esta medición influye en la toma de decisiones, como por ejemplo a la hora de fijar objetivos de cara al cliente así como al hecho de decidir los plazos de entrega.
6. Son muchas las empresas que usan estas herramientas para gestionar el tiempo de forma interna. No se trata de presionar a los trabajadores pero sí es una manera de medir los tiempos que dedican a cada tarea dentro de la empresa de cara a mejorar el rendimiento de la misma de forma global.
7. Son recursos online que se pueden encontrar de forma gratuita por lo que se pueden probar varios sin que sea un coste para la empresa o para la persona que los utiliza.
Si estas herramientas siguen sin convencerte… ¡no te preocupes! Puedes gestionar el tiempo y las tareas dejando de lado el ordenador y los dispositivos móviles.
¿Cómo? ¡Pues ayudándote del papel y rotuladores de colores!
Dibuja un calendario o usa una agenda y ve marcando con colores las tareas que tienes que hacer a lo largo del día. Da a cada color un nivel de importancia y da un tiempo estimado para realizar cada una de las tareas, así podrás organizar tu tiempo de una forma más visual y cercana e igual de efectiva que si lo hicieras a través de una herramienta online.
Esperamos que alguna de las alternativas te sirva y puedas aprovechar al máximo todas las horas del día convirtiendo al tiempo en tu mejor aliado.