¿Cuántas reuniones semanales se realizan en tu trabajo? Seguramente más de las necesarias.
Todavía existen muchas empresas que planifican sus días en base a reuniones sin saber que es justamente eso lo que puede hacer que una jornada de trabajo deje de ser productiva para los empleados.
En la mayoría de las ocasiones las reuniones duran más de lo necesario y a veces, cuando finalizan, da la sensación de que no se ha llegado a ninguna conclusión clara.
¿Por qué ocurre esto? Una de las razones fundamentales es la falta de un objetivo claro para la reunión, hecho que implica una dispersión general, tanto en los temas a tratar como en los asistentes, que acaban generando charlas colaterales que dispersan la atención.
En el post de hoy vamos a enumerar algunas de las claves para realizar reuniones eficaces que generen resultados medibles en la empresa y se traduzcan en un tiempo productivo para los empleados de la misma.
Y, aunque parezca contradictorio, lo primero que hay que hacer cuando se agenda una reunión es realizarse la pregunta: “¿Realmente es necesaria?”.
¿Cómo lograr reuniones eficaces?
Una vez que se ha considerado que una reunión es necesaria hay que dar respuesta a diferentes preguntas que te darán las claves para llevarla a cabo de una forma correcta:
1. ¿Para qué realizar una reunión?
Es primordial tener el objetivo de la reunión definido. ¿Cómo saber si el objetivo es bueno? Tiene que ser lo más concreto, conciso y detallado posible. Hay que tratar de huir de las generalidades y centrarse en su viabilidad de medición ya sea cuantitativamente o cualitativamente.
Es muy diferente convocar una reunión para ver la estrategia de aumento de ventas que hacerlo para decidir la estrategia de aumento de ventas en un 10% de cara al próximo año.
Una vez que se haya establecido el objetivo de la reunión recomendamos subdividirlo en temas más pequeños. Siguiendo con el ejemplo anterior, los diferentes enfoques de los departamentos podría ser la subdivisión del objetivo principal.
Este método de organización genera productividad ya que permite ajustar más los tiempos y crear pequeños debates con un tema en común.
2. ¿Cuándo llevarla a cabo?
Otra de las claves fundamentales para que una reunión sea eficaz es la hora y el día en el que se planifica. No es recomendable realizar una reunión un lunes a primera hora de la mañana o un viernes a última hora de la jornada ya que son momentos en los que el rendimiento es menor debido al reciente fin de semana o a las ganas de que llegue por lo que la concentración en la reunión no será la misma. Las horas después de comer no suelen ser tampoco recomendables y hay que evitar programarlas en la última hora de la jornada laboral.
Una vea decidido el día y la hora de la reunión se debe enviar una convocatoria adjuntando una orden del día a los asistentes con al menos 5 días de antelación para que puedan prepararse los temas que se van a tratar así como planificar su día a día teniendo en cuenta ese tiempo de reunión sin descuidar el resto de tareas. En la actualidad hay diferentes herramientas online para la gestión del tiempo, aquí te mostramos algunas.
3. ¿Cuánto tiempo debe durar una reunión y quiénes deben asistir?
El número de asistentes es otro aspecto fundamental para que una reunión sea eficaz. Con respecto al número recomendado no supera las 8 personas. Basándonos en esa recomendación hay que valorar detenidamente los trabajadores que realmente son necesarios en la reunión.
El tiempo de los empleados cuesta dinero y su productividad puede verse alterada por reunirse por lo que hay que enviar la convocatoria a las personas que realmente aporten valor a la reunión.
Se debe empezar y concluir a la hora prevista, siendo la puntualidad otro de los factores claves. Además hay que respetar los tiempos acordados en la orden del día y no dejar que las intervenciones de los participantes se alarguen en exceso para evitar la dispersión.
Con respecto al tiempo máximo recomendado para una reunión oscila entre 50 y 60 minutos dejando un intervalo de 30 minutos entre reunión y reunión.
4. ¿Quién debe tomar las riendas?
La figura del moderador facilita el desarrollo de la reunión. Corresponde a la persona de mayor rango guiarla y seguir la orden del día así como repartir el turno de las intervenciones y controlar que se respeten los tiempos acordados.
Además, el moderador será el encargado de hacer una breve introducción así como de recopilar los puntos destacados de la reunión a modo de conclusiones.
El moderador tiene que tener capacidad de liderazgo y ser conocedor tanto del objetivo de la reunión como de la subdivisión de temas a tratar.
5. ¿Dónde realizarla?
El espacio elegido para celebrar la reunión está muy ligado al desarrollo de la misma. Debe ser un lugar amplio, con buena luz y preparado para todas las acciones que se puedan llevar a cabo.
Contar con elementos como internet, material de apoyo, proyector, cañón, pizarra… hace que las reuniones se desarrollen de una forma más distendida y rápida.
En ocasiones, las reuniones se realizan a distancia a través de Skype por lo que es necesario que el lugar desde el que se realiza la reunión cuente con una conexión óptima.
En nuestro centro de negocios tenemos el privilegio de contar con clientes que eligen nuestras instalaciones para llevar a cabo reuniones de empresa debido a las facilidades que encuentran.
En Bahía Space contamos con salas para diferentes ocupaciones que disponen de todo lo necesario para el desarrollo de las reuniones.
La cultura de las reuniones eficaces
Poco a poco se va instaurando en España la cultura de reuniones eficaces pero todavía queda mucho trabajo por delante ya que no todas las empresas son conscientes de los beneficios que conlleva disminuir el número de reuniones a las verdaderamente fundamentales.
Realizar un acta al finalizar la reunión con los puntos clave puede ayudar a los empleados a planificar la ejecución de las acciones acordadas para lograr el objetivo.
En definitiva, respeto, participación y profesionalidad son tres de los factores más importantes que influyen directamente en el buen desarrollo de una reunión y, en consecuencia, en la eficacia de la misma.
Si formas parte de una empresa en la que la cultura de las reuniones eficaces todavía no se lleva a cabo, ayúdate de estas claves para ir instaurándola poco a poco, convierte acciones puntuales en rutinas y estamos seguros de que en un corto periodo de tiempo empezaréis a notar el cambio.