Crear una empresa no es tarea fácil y una de las primeras dudas que surgen es dónde ubicar la oficina física. Sin embargo, en muchas ocasiones y según el tipo de empresa, no es necesario ubicar la empresa de forma física en ningún lugar. ¿Sabes cómo?
Gracias al servicio de oficinas virtuales, las empresas de reciente creación, los autónomos que trabajan desde casa o, incluso, los pequeños negocios, pueden proyectar una buena imagen sin tener que incurrir en los gastos inherentes a un espacio de oficina físico. ¿Quieres saber más?
¿Qué es una oficina virtual?
Por oficina virtual, se conoce al servicio proporcionado en los centros de negocios para empresas que buscan un domicilio social, fiscal o comercial sin ocupar físicamente una oficina. Es muy práctico para ofrecer la imagen de tener un negocio abierto en un punto geográfico determinado sin desembolsar los costes que requiere mantener una oficina abierta.
Se trata de una de las mejores soluciones para que tanto pymes como profesionales tengan acceso a todos los servicios y ventajas de una oficina física pero a un coste más reducido.
De esta forma, una oficina virtual proporciona los mismos servicios que una oficina tradicional sin tener la necesidad de tener un despacho propio. Además, permite formalizar la empresa en una dirección fiscal cuando se está empezando, factor que reduce costes en comparación con la creación de un negocio en una oficina física.
Beneficios de una oficina virtual
Si todavía tienes dudas, toma nota de los beneficios que tiene contratar el servicio de una oficina virtual para tu empresa:
Domiciliación fiscal y social
¿Sabes cuáles son las diferencias de cada tipo de domicilio?
La Agencia Tributaria define el domicilio fiscal como:
“El lugar de localización del obligado tributario en sus relaciones con la Administración tributaria y el que determina la adscripción a una oficina tributaria determinada”.
Es decir, la dirección fiscal es la que tiene en cuenta la Administración para enviar las notificaciones pertinentes. Además, es el lugar en el que legalmente se encuentra establecida la persona física o jurídica haciendo frente a sus obligaciones y derechos fiscales.
Con respecto al domicilio social, son solo las sociedades las que tienen obligación de tenerlo, por lo que si eres autónomo no sería necesario. El domicilio social está totalmente ligado al lugar en el que la empresa desarrolla su actividad empresarial principal y figura en la escritura otorgada ante notario y, posteriormente, inscrita en el Registro Mercantil.
Es de vital importancia elegir bien el domicilio social ya que si se realiza un cambio de domicilio solo se podrá hacer mediante una escritura pública que tendrá que ser enviada al Registro Mercantil y a la Agencia Tributaria.
Los riesgos de utilizar el domicilio personal son importantes ya que si se extravía o tarda en entregarse una comunicación administrativa, como por ejemplo una sanción, la empresa puede incurrir en costes y responsabilidades no deseadas por falta de profesionalidad en la gestión de mensajería.
Además del domicilio fiscal y social, tenemos el domicilio comercial que también puede incluirse dentro de las características de una oficina virtual. Se trata del domicilio que fija tu competencia territorial, estableciendo además los vínculos profesionales con todo lo que rodea a la empresa.
Recepción personalizada de las visitas
Cuando contratas los servicios de una oficina virtual puedes solicitar que haya una persona encargada de recibir las posibles visitas comerciales que se realicen en tu dirección fiscal, haciendo que el valor de tu empresa crezca gracias a la buena imagen que el centro de negocios transmite y que la visita percibe.
Atención de llamadas
Otro de los servicios que te proporciona la oficina virtual es poder disponer de una persona encargada de responder las llamadas de tus clientes derivando las requeridas a tu teléfono personal. Además, si no te encuentras disponible, el personal encargado recoge todos los recados, pedidos o citas para que no se pierda la comunicación con el cliente en ningún momento.
Trámite de mensajería y recepción de la misma
Uno de los servicios que ofrece la oficina virtual es la gestión de la correspondencia (nacional e internacional) que está asociada a tu empresa. Pudiendo enviar y recibir cartas, paquetes o diferentes notificaciones.
Espacio físico en un lugar privilegiado
Las oficinas virtuales suelen estar ubicadas en lugares privilegiados de cara a dar una buena imagen profesional independientemente del tamaño de tu empresa o de su actividad. Además, es una alternativa a tener que dar tu dirección personal como dirección de empresa en el caso de que trabajes desde casa.
Servicios añadidos
Pero no todos los beneficios quedan aquí, en algunos centros de negocios, como ocurre en el caso de Bahía Space, las oficinas virtuales están asociadas a centros de negocios que, además de ofrecerte todos estos beneficios, aportan un valor añadido.
Bahía Space te ofrece unos servicios añadidos como salas de reuniones equipadas en las que poder realizar reuniones puntuales con tus clientes. Además, pone a tu disposición diferentes modelos de oficina virtual de tal forma que puedas contratar el que más se adapte a las necesidades de tu empresa sin importar el sector al que pertenezca tu negocio o la dimensión de tu proyecto.
Valora lo que más conviene a tu empresa y anímate a cambiar la imagen y tu perspectiva de negocio ahorrando en costes.
Para configurar una oficina virtual solo se necesitan unos minutos por lo que si quieres empezar ponte en contacto con Bahía Space y te informaremos de todos los pasos a seguir.